Tecnologo en Gestion Administrativa

NOMBRE DE LAS OCUPACIONES QUE PODRÁ DESEMPEÑAR EL EGRESADO:


• Coordinador Administrativo

• Jefe de Servicios de Oficina

• Supervisor de Archivo

• Coordinador de Eventos Empresariales



COMPETENCIAS POR DESARROLLAR:

• Aplicar tecnologías de la información teniendo en cuenta las necesidades de la Unidad Administrativa.

• Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

• Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la Organización.

• Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la Organización.

• Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la Organización

• Intervenir en el desarrollo de los programas de mejoramiento organizacional que se deriven de la función administrativa.

• Coordinar las actividades del talento humano asignado, teniendo en cuenta las funciones de la Unidad Administrativa.

• Contabilizar los hechos económicos generados en la operación de un ente comercial según normas y políticas organizacionales.

• Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.



PRINCIPALES FUNCIONES QUE SE EJECUTAN:

• Controlar los equipos empleados para el procesamiento de la información de la Unidad Administrativa de acuerdo con las políticas de la Organización.

• Operar herramientas ofimáticas teniendo en cuenta los procesos y procedimientos establecidos por la Organización y estándares de calidad.

• Gestionar sistemas de información de acuerdo con los requerimientos de la Unidad Administrativa.

• Redactar los documentos de acuerdo con las normas vigentes.

• Digitar los documentos de acuerdo con su tipo y normas establecidas.

• Transcribir los documentos de acuerdo con las normas vigentes.

• Atender personalmente a los clientes de acuerdo con las políticas de la Organización.

• Ofrecer a los clientes atención, utilizando la tecnología y normas de cortesía.

• Brindar información a los clientes, personal y por medios tecnológicos en idioma ingles.

• Recibir los documentos de acuerdo con las normas vigentes.

• Despachar los documentos producidos, teniendo en cuenta la legislación y las normas vigentes.

• Archivar documentos de acuerdo con las normas externas e internas.

• Proveer información de acuerdo con la legislación y políticas de la Organización.

• Compilar la información empleando las fuentes disponibles, de acuerdo con las necesidades de la organización.

• Tabular la información empleando las herramientas disponibles.

• Emitir los resultados de acuerdo con el propósito planteado por la organización

• Desarrollar los programas de la Unidad Administrativa, siguiendo los lineamientos establecidos por la Organización.

• Ejecutar las actividades que se deriven de la función de la Unidad Administrativa, de acuerdo con el manual de procedimientos.

• Delegar las actividades de acuerdo con las prioridades.

• Verificar las actividades delegadas al personal de la Unidad Administrativa, de acuerdo con las normas de la Organización.

• Obtener información sobre necesidades de capacitación de acuerdo con las políticas de la Organización.

• Presentar informes sobre las necesidades de capacitación del personal de la Unidad Administrativa, de acuerdo con las políticas de la Organización.

• Documentar los hechos económicos de acuerdo con las normas y políticas organizacionales.

• Registrar los hechos económicos de acuerdo con las normas y políticas organizacionales.

• Coordinar la planeación de eventos, teniendo en cuenta el proceso administrativo y las políticas de la Organización.

• Proponer el protocolo de acuerdo con el tipo de evento.

• Divulgar eventos, teniendo en cuenta el plan general



CONOCIMIENTOS TÉCNICOS TECNOLÓGICOS

• Atención y servicio al cliente, personalizado y a través de medios tecnológicos.

• Estándares de calidad en la atención y el servicio

• Medición del servicio

• Expresión oral y escrita

• Lenguaje corporal y expresión gestual. Imagen personal, profesional y corporativa.

• Normas de cortesía. Etiqueta empresarial y social. Protocolo empresarial (nacional e internacional).

• Portafolio de Servicios

• Comunicación empresarial. Uso de los medios de comunicación

• Redacción de mensajes electrónicos

• Administración del tiempo y establecimiento de prioridades.

• Proceso administrativo. Concepto, fases.

• Presupuesto

• Estructuras gramaticales básicas de inglés

• Atención personalizada y a través de medios tecnológicos en inglés.

• Manuales de usuarios y de operaciones de los recursos tecnológicos de oficina

• Redes de transmisión

• Mantenimiento básico de sistemas de cómputo

• Conceptos básicos de hardware y software

• Sistemas operativos

• Paquetes integrados de oficina

• Tecnología relacionada con Internet

• Conocimientos básicos de seguridad informática

• Fundamentos de bases de datos

• Estructura y calidad de datos de la empresa

• Sistemas de información, conceptos, tipos y usos. Actividades: Entradas, procesos, almacenamiento y salidas.

• Interoperabilidad. Concepto

• Tecnologías de la información y de las comunicaciones

• Reportes de información

• Legislación documental: Conservación soportes documentales

• Trazabilidad. Concepto

• Eventos empresariales. Tipos de eventos. Etapas de un evento. Planeación, Divulgación y ejecución de eventos.

• Alianzas estratégicas

• Procedimiento general para compilar información

• Instrumentos de recolección de la información

• Normas para la presentación de referencias bibliográficas

• Criterios de clasificación de la información

• Procesamiento de los datos

• Plan de tabulación

• Metodología para la presentación de resultados

• Normas Técnicas para la elaboración y presentación de documentos.

• Procesos contables



ASPECTOS DE ÉTICA PROFESIONAL:



• Honesto en el cumplimiento de las funciones dentro de los horarios establecidos, la utilización y el aprovechamiento de los recursos a su disposición.

• Comprometido y coherente en su actuar frente a las políticas institucionales, las actividades y los tiempos previstos en la atención y el servicio al cliente, la planeación y ejecución de eventos de acuerdo con los requerimientos.

• Riguroso en el cumplimiento de las normas y procedimientos institucionales establecidos para el desarrollo de sus funciones.

• Organizado con los útiles, elementos y equipos de trabajo, requeridos para el desarrollo de sus actividades.

• Cuidadoso con el manejo de las relaciones interpersonales, el conducto regular y con la interpretación y aplicación del vocabulario extranjero.

• Oportuno en la aplicación del proceso administrativo y en el cumplimiento del programa establecido.

• Responsable en la aplicación de los manuales de procesos y procedimientos del usuario; las normas de gestión de la calidad, de seguridad y salud ocupacional para el funcionamiento y utilización de los recursos tecnológicos de oficina.

• Mesurado en la utilización de la papelería, insumos, útiles y demás elementos de oficina.

• Oportuno y veraz en el desarrollo de los trabajos, en la búsqueda y entrega de los documentos e información solicitada.

• Sigiloso y discreto con el manejo de documentos e información a su cargo, el conducto regular y la toma de decisiones.

Producción de Información Administrativa

NOMBRE DEL SECTOR: Comercio y Servicios


NOMBRE DE LAS OCUPACIONES QUE PODRA DESEMPEÑAR EL EGRESADO:

• Secretaria General

• Secretaria

• Secretaria Ejecutiva

• Auxiliares de Estadística y Encuestadores





COMPETENCIAS POR DESARROLLAR

• Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la Organización

• Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

• Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la Organización

• Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la Organización.

• Contabilizar las operaciones en la empresa de acuerdo con las normas contables colombianas y las políticas organizacionales


PRINCIPALES FUNCIONES QUE SE EJECUTAN:

• Redactar los documentos de acuerdo con las normas vigentes.

• Digitar los documentos de acuerdo con su tipo y normas establecidas.

• Transcribir los documentos de acuerdo con las normas vigentes

• Recibir documentos, teniendo en cuenta las normas de la organización y la legislación vigente.

• Despachar documentos producidos, teniendo en cuenta la legislación y las normas vigentes.

• Archivar documentos de acuerdo con las normas externas e internas.

• Proveer información de acuerdo con la legislación y políticas de la organización.

• Compilar la información empleando las fuentes disponibles, de acuerdo con las necesidades de la Organización.

• Tabular la información empleando las herramientas disponibles.

• Emitir resultados de acuerdo con el propósito planteado por la Organización.

• Atender personalmente a los clientes de acuerdo con las políticas de la Organización.

• Ofrecer a los clientes atención, utilizando la tecnología y normas de cortesía.

• Brindar información a los clientes, personal y por medios tecnológicos en idioma ingles.

• Documentar la información contable de una empresa comercial.

• Clasificar los documentos e información contable de la organización.

• Registrar las transacciones administrativas y productivas de acuerdo con las normas contables Colombianas y los principios generales de Contabilidad.

• Analizar las transacciones económicas en la empresa de acuerdo con la normatividad vigente.





CONOCIMIENTOS TÉCNICOS TECNOLÓGICOS:

• Clases de documentos según el contenido

• Tipos de documentos:

• Estructura semántica y sintáctica del texto.

• Clasificación de la papelería

• Proceso para la transcripción

• Clases de soportes

• Técnicas de digitación

• Normas Técnicas para la elaboración de documentos Normas de correo y

• servicios de Mensajería

• Conceptos archivísticos

• Organización de archivos

• Tablas de Retención Documental

• Transferencias documentales

• Control y préstamo de documentos

• Proceso de la producción de información

• Estándares de calidad de la información

• Procedimiento general para compilar información

• Registro de información, y sistemas de información

• Instrumentos de recolección de información

• Normas para la presentación de referencias bibliográficas

• Criterios de clasificación de la información

• Procesamiento de los datos, Tipos de datos y Codificación

• Plan de tabulación

• Procedimiento para tabular información

• Metodología para la presentación de resultados

• Manejo de herramientas manuales y electrónicas

• Solución de problemas.

• Procesos contables



ASPECTOS DE ÉTICA PROFESIONAL

• Responsable y honesto en la realización de las actividades relacionadas con sus funciones.

• Oportuno y veraz en el desarrollo de los trabajos, en la búsqueda y entrega de los documentos e información solicitada.

• Cortés, amable y portador de buenos modales de educación para con superiores, compañeros y usuarios de la Organización.

• Respetuoso y receptivo de los puntos de vista, opiniones y sugerencias de compañeros, superiores y clientes de la Organización.

• Sigiloso con el manejo de los documentos y de la información a su cargo.

• Responsable y cuidadoso con las instalaciones locativas, equipos, muebles, elementos y útiles en general, requeridos para el desempeño de las funcione respectivas.

• Mesurado en la utilización de la papelería, insumos, útiles y demás elementos de oficina.

• Cuidadoso de la imagen que proyecta di sí mismo y de la Organización, desde su rol.

• Riguroso en la aplicación de las normas técnicas para la elaboración y presentación de documentos; de la legislación vigente relacionada con los procesos archivísticos y los procedimientos establecidos para el desarrollo de sus funciones, .

• Interesado en actualizar y aplicar el nuevo vocabulario técnico y los nuevos conocimientos tecnológicos en los procedimientos a su cargo.

• Crítico y objetivo en el análisis, toma de decisiones y solución de problemas.

• Pulcro en la presentación y aspecto personal.